Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä 

Yhdistys: Litukan Siirtolapuutarhayhdistys ry 

Osoite: Piennarkatu 47, 33500 Tampere

Sähköpostiosoite: hallitus@litukka.fi

2. Rekisteriasioita hoitava henkilö 

Nimi: Kaisa Hakala

Sähköposti: sihteeri@litukka.fi

3. Rekisterin nimi 

Litukan Siirtolapuutarhayhdistys ry:n jäsenrekisteri 

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus 

Kerätä yhdistyksen jäsenistä yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot ja muut yhdistyksen toimintaa varten tarpeelliset tiedot. 

5. Tietojen keräämisen ja käsittelyn peruste 

Henkilötietojen käsittely perustuu yhdistyslain velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä sekä vuokrasopimukseen. 

6. Rekisterin tietosisältö 

Rekisteriin kerätään pakollisina yhdistyslain (503/1989) 11 :n vaatimat henkilötiedot, eli Jäsenten täydellinen nimi ja kotipaikka. Lisäksi kerätään seuraavat tiedot: 

  • Jäsenen yhteystiedot (postiosoite, puhelin, sähköposti) 
  • Jäsenyystiedot (jäsentyyppi, toimenkuva, palstan numero, jäsenyyden alkamisajankohta)
  • Maksutiedot (laskutukset ja maksusuoritukset) 
  • Lisätiedot (palstan koko, jäsenen syntymäaika ja ammatti) 

7. Tietojen säilytysaika 

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15). Vuokrasopimuksiin ja niiden liitteisiin voi sisältyä myös 10 vuotta vanhempia tietoja aikaisemmista vuokralaisista. 

8. Säännönmukaiset tietolähteet 

Tiedot kerätään ainoastaan jäsenistöltä. 

9. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle 

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Suomen Siirtolapuutarhaliitto ry:lle luovutetaan jäsenen nimi ja osoitetieto Siirtolapuutarhalehden toimittamista varten

10. Rekisterin suojauksen periaatteet 

a) Manuaalinen aineisto: Henkilötietoja säilytetään luottamuksellisina. Tiedot ovat puheenjohtajan, sihteerin ja rekisterin ylläpitäjän käytettävissä ja kunkin vastuulla. Vuokrasopimukset säilytetään lukitussa tilassa. 

b) ATK:lla käsiteltävät tiedot: Rekisteri sijaitsee Yhdistysavaimen palvelimella (www.yhdistysavain.fi) käyttäjätunnuksin ja salasanalla suojattuna. Tiedot ovat puheenjohtajan, sihteerin ja rekisterin ylläpitäjän käytettävissä. Yhdistys huolehtii tietoturvan säilymisestä parhaan kykynsä mukaan. 

11. Automaattinen päätöksenteko 

Automatisoituja yksittäispäätöksiä (EU:n tietosuoja-asetuksen artikla 22) ei tehdä. 

12. Rekisteröidyn oikeudet 

Tarkastusoikeus. Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on talletettu. Kirjallinen tarkastuspyyntö tulee lähettää allekirjoitettuna rekisteriasioista vastaavalle henkilölle. Tarkastusoikeus on maksuton enintään kerran vuodessa toteutettuna. Oikeus vaatia tiedon korjaamista Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisten tai vanhentuneiden tietojen oikaisua tai poistamista tai tietojen siirtoa järjestelmästä toiseen. Hänellä on myös oikeus rajoittaa tai vastustaa tietojensa käsittelyä EU:n tietosuoja-asetuksen artiklojen 18 ja 21 mukaisesti. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa aiemmin antamansa suostumus tietojen käsittelylle tai tehdä henkilötietojensa käsittelyyn liittyvistä seikoista valitus valvontaviranomaiselle.